Handbook of Business Letters

目录
第一章 商业书信概述
第一节 商业书信的特点
第二节 商业书信的用纸与颜色
第三节 英文商业书信的构成、用途及注意事项
第四节 英语商业书信的格式
1 缩行式
2 平头式
第五节 信封的写法
第二章 通知书的写法
第一节 写作方法与注意事项
第二节 通知书实例
1 开业通知
（1） 一般写法
（2） 带有人情味的写法
2 分公司开张通知
3 对开业通知的复函
4 通告新公司的成立
5 通知公司解散与改组
6 管理层变更的通知
7 指定新的代理
8 对涨价表示歉意的通知书
9 书名、发行日及定价变更的通知
第三章 建立贸易关系书信
第一节 写作方法与注意事项
第二节 建立贸易关系书信实例
1 从英特网上获得信息建立业务关系
2 从商务参赞处获得信息建立贸易关系
（1） 一家长期经营出口贸易的企业的信
（2） 一家有广泛销售网络的商家的信
3 同意建立贸易关系
4 要求介绍以建立业务关系
5 经介绍建立贸易关系
6 回复信
7 从期刊杂志上获得信息建立贸易关系
（1） 去信
（2） 回信
第四章 推销信
第一节 写作方法与注意事项
第二节 推销信的实例
1 借由功效来向客户推销
2 借由同情心来推销
3 借由安全感来推销
4 借由安适来向客户推销家庭用品
5 借由低廉的价格来向客户推销
6 以邀请参观为名向新客户推销商品
7 以邀请参观为名向老客户推销商品
第五章 询问信及回函
第一节 写作方法与注意事项
第二节 询问信及回函实例
1 索取免费目录
（1） 询问信
（2） 回函
2 索取商品样品
（1） 询问信
（2） 回函
3 查询新产品
（1） 询问信
（2） 回函
4 查询同行、经销商的信息
（1） 询问信
（2） 回函
5 索取详细资料及样品
（1） 去信
（2） 回函
6 初次询问信与回函
（1） 去信
（2） 回函
第三节 其它询问信函
1 请求参观
（1） 询问信
（2） 回函
2 请求安排电脑操作示范
（1） 询问信
（2） 回函
3 筹备会议，询问场地，住宿等
（1） 询问信
（2） 回函
第六章 信用交易相关信函
第一节 写作方法与注意事项
第二节 信用交易信函实例
1 要求提供资信查询公司或银行
2 提供资信查询公司和银行
3 给资信查询公司的一封信
4 要求填写信用申请书
5 查询信用情况
6 信用良好的报告
7 资信不良的报告
8 申请商业信贷
9 要求商业信贷申请者提供相关信息
10 照会相关公司提供商业信用咨询
11 核准商业信贷申请
12 婉拒商业信贷申请
第七章 有关订货的书信
第一节 写作方法与注意事项
第二节 有关订货的书信实例
1 寄函订货
（1） 有附带条件的定货
（2） 强调交货日期的定货
（3） 要求享受优惠折扣的定货
2 确认订货
（1） 确认定货并请对方按时开立信用证
（2） 同意按对方要求的价格供货
3 续订
4 确认价格与折扣等
5 寄送销售确认书
6 寄还销售确认书
7 因卖方不能按期交货而取消订货
8 卖方拒绝买方要求降价才定货的信函
9 卖方拒绝买方的交货条件
10 卖方拒绝买方进一步赊账的要求
第八章 代理
第一节 写作方法与注意事项
第二节 代理的实例
1 申请销售代理服务
（1） 询问有关销售代理的情况
（2） 申请销售代理并索要价目表和样品
（3） 为扩大业务申请销售代理
2 给申请销售代理的回函
3 申请担任独家代理
4 要求担任进口商的买入代理人
5 要求申请代理的一方进一步提供具体情况
6 通知指定代理
（1） 因买方市场有巨大潜力而指定代理
（2） 因买方销售量扩大而指定代理
7 被通知为指定代理后的回函
8 要求提高代理佣金
9 谢绝提高代理佣金的要求
10 婉拒对方的申请代理
（1） 要求买方先经销，以后再签代理合同
（2） 供应商要求经销商的销售达到一定量时再签独家代理协议
11 确认代理代款
第九章 装运与交货
第一节 写作方法与注意事项
第二节 关于装运与交货的实例
1 买方催卖方交货
（1） 买方催卖方在合同规定的期限内交货
（2） 买方拒绝将信用证再次展期并催交货
2 卖方对买方催交货的回函
（1） 卖方确定交货日期后给买方的回函
（2） 卖方误了交货期后去信道歉并通知货物马上运出
3 装运通知
4 通知装船细节
5 对装运要求的回复
6 关于所订货物的交货问题
7 催促装运所余货物
8 指示空运部分货物，船运其余货物
9 关于货物短少给发货人的去信与回函
（1） 去信
（2） 回函
10 询问货运情况
（1） 去信
（2） 回函
第十章 关于货款的支付
第一节 写作方法与注意事项
第二节 货款支付的实例
1 寄给新客户的信件与发票
2 寄给老客户的信件与发票
3 客户要求放宽付款条件
（1） 去信
（2） 回函
4 卖方要求买方银行先承兑汇票，然后再发货
5 跟单汇票由银行托收
6 催买方开立信用证
（1） 去信
（2） 回函
7 卖方交货期近，催买方开信用证
8 买方通知卖方信用证已开立
9 因信用证金额不足卖方要求修改信用证
10 因信用证条款与合同条款不符卖方要求修改信用证
11 卖方要求将信用证改为允许转船
12 因包装与货物含量与信用证规定不符，卖方要求修改信用证
13 因无法按买方确定日期交货，卖方要求展延信用证
14 因卖方原因无法按期交货，卖方要求展延信用证
15 买方拒绝展延信用证
16 供应商开出的付款通知书
17 买方开出的收款通知书
18 买方退货并要求退款的去信与回函
（1） 去信
（2） 回函
第十一章 催款信
第一节 写作方法与注意事项
第二节 催款信实例
1 给一位老客户的催款信
（1） 第一封催款信
（2） 第二封催款信
（3） 第三封催款信
（4） 最后一封催款信
2 给一位新客户的催款信
（1） 第一封催款信
（2） 第二封催款信
（3） 第三封催款信
（4） 最后一封催款信
3 给一位已付给部分账款的客户
（1） 第一封催款信
（2） 第二封催款信
（3） 第三封催款信
（4） 最后一封催款信
第十二章 保险
第一节 写作方法与注意事项
第二节 有关保险书信实例
1 询问保险情况
（1） 为运送现款去信询问
（2） 询问保险情况并要求特价优惠
（3） 请供应商协助询问保险事宜
2 投保申请
（1） 为定期运货申请投保
（2） 为仓库存货申请投保
3 进口商请出口商代办保险
（1） 去信
（2） 回函
4 请求降低保险费
5 卖方婉拒买方投保罢工暴动民变险的要求
（1） 去信
（2） 回函
6 承保
7 保险批单
8 买主要求卖方代向保险公司索赔
9 理赔
10 拒赔
11 追偿
第十三章 索赔与理赔
第一节 写作方法与注意事项
第二节 索赔与理赔的书信实例
1 货物被盗向卖方提出索赔
2 卖方建议买方向轮船公司索赔
3 因短重索赔
（1） 去信
（2） 回函
4 关于受损医疗器械的索赔
（1） 去信
（2） 回函
5 买方拒收迟交的货物
（1） 去信
（2） 回函
第十四章 投诉信件与回函
第一节 写作方法与注意事项
第二节 投诉信件与回函实例
1 抗议供应的商品质量欠佳
（1） 去信
（2） 回函
2 对延误交货的投诉
（1） 去信
（2） 回函
3 因产品质量低劣要求退换
（1） 去信
（2） 回函
4 所订货物与收到不符
（1） 去信
（2） 回函
5 批评供应商的业务代表
（1） 去信
（2） 回函
6 告知无法接受供应的替代品
（1） 去信
（2） 回函
7 投诉包装损坏
（1） 去信
（2） 回函
8 遭错寄催款信
（1） 去信
（2） 回函
9 指责供应商账目不清
（1） 去信
（2） 回函
10 指责供应商账目不清后发现错在己方
11 指责旅馆遗失会议资料
（1） 去信
（2） 回函
12 抗议未能依期完工
（1） 去信
（2） 回函
第十五章 致函客户的书信
第一节 写作方法与注意事项
第二节 致函客户的书信实例一般信件
1 去信表示欢迎客户的同事来访
2 感谢客户初次定货
3 感谢客户大宗订单
4 感谢客户即期结账
5 恭贺客户获颁荣誉的道贺信
6 恭贺客户的升迁
7 给客户的慰问函
8 寄给商业朋友的悼唁信
9 感谢客户接待业务代表
10 去信询问客户为何停止下单
11 去信追踪前任客户
12 对客户介绍新顾客表示感谢
13 向客户介绍新任业务员
14 感谢客户选择己方服务
15 问候久未光顾的客户
16 对客户推荐已方商品表示感谢
17 对客户新店开业表示祝贺
18 感谢客户指导业务代表
19 对老客户长久以来的支持表示感谢
20 感谢客户接见新任业务代表
问题信件
1 因双方的原因而送错商品的致歉信
2 指正客户折扣计算的错误
3 对客户擅自退货进行调解
4 解释因商品严重受损而无法接受退货
5 制止客户滥用专业服务
6 因货运公司过错而使商品受损的致歉
7 协调由客户造成的商品受损问题
8 破例答应客户要求
9 婉拒客户要求
第十六章 公关信函
第一节 写作方法与注意事项
第二节 公关信函实例
1 对特殊要求的处理
2 婉拒提供广告赞助的信
3 对要求捐款的回信
4 婉拒捐款的回信
5 对善意的批评的回信
6 对于强烈指责的回信
7 谢绝提供财务信息的回信
8 为公司所带来的不便致歉
第十七章 人事信函
第一节 写作方法与注意事项
第二节 人事信函实例
1 通过职业介绍所征求职员
2 聘用
3 聘用高级主管的书信
4 给应聘者前任雇主的询问信
5 宣布职员晋升
6 宣布加薪
7 因公司职位暂无空缺给合格应聘者的信
8 给条件不符的应聘者的信
9 给未能通过考试的应聘者回函
10 给部分条件符合的应聘者的回函
11 因表现欠佳而解雇职员的书信
12 因经济不景气裁员的书信
13 热诚地推荐前任员工
14 略带保留地推荐前任员工
15 对前任员工不利的推荐函
16 给员工的警告信
（1） 警告不遵守公司规章制度的员工
（2） 给工作不认真负责的员工的警告信
第十八章 公司与员工之间的信函
第一节 写作方法与注意事项
第二节 恭贺信与感谢信函实例
1 恭贺并感谢员工杰出的工作表现
2 恭贺并感谢员工优秀的管理理念
3 恭贺并感谢员工出色的报告
4 于就职周年纪念日感谢员工长期的服务
5 恭贺并感谢员工服务届满25周年
6 恭贺员工杰出的社区服务
7 恭贺上司荣升
8 感谢员工来函道贺
第三节 给退休员工的信函实例
1 恭贺与祝福退休员工
2 感谢与祝福仍有心服务的退休员工
3 感谢与祝福因病退休的员工
第四节 慰问信实例
1 给雇员的悼唁信
2 慰问病重员工的家属
3 慰问生病的员工